Auxiliar Administrativo

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Serviços de Auxiliar Administrativo

Se existe um cargo que é extremamente importante para a administração de qualquer tipo de empresa ou segmento, este é o auxiliar administrativo.

Esse assistente administrativo, muitas vezes associado ao balcão, secretaria ou recepção, é alguém que executa tarefas administrativas e organizacionais de rotina. Eles também podem gerenciar arquivos, mensagens e fornecer suporte a outros funcionários.

Auxiliar Administrativo: o que faz?  

Embora os auxiliares administrativos trabalhem em todos os setores, muitos estão concentrados em empresas e instituições que possuem escritório, como escolas, hospitais, cargos públicos, contadores, Financeiras, recursos humanos, laboratórios, advogados, médicos, entre outros.

Isso porque para assegurar a devida organização das firmas, nem sempre os proprietários, diretores ou sócios podem se dedicar às tarefas administrativas, como atender telefone, organizar documentos, atualizar planilhas financeiras, encaminhar relatórios aos outros setores, etc.

Conheça 17 Práticas do Assistente Administrativo

Por isso, a contratação de um auxiliar administrativo é uma ótima medida para otimizar seu cotidiano corporativo. Entre outras práticas, o assistente administrativo executa:

  1. Atende, recepciona e acolhe ou também pode direcionar visitantes;
  2. Responde e-mails, manipula chamadas telefônicas, podendo atuar também como telefonista;
  3. Acompanha contrato e/ou prestação de serviços terceirizados como os fornecedores, por exemplo;
  4. Recebe, classifica e distribui a correspondência diária para a equipe;
  5. Envia relatórios para os clientes quando necessário;
  6. Cria, armazena e revisa diversos documentos de escritório, como comprovantes de pagamento, faturas, relatórios, informativos e outros registros administrativos;
  7. Efetua pesquisas e coleta dados de diversas ferramentas que serão consolidados em relatórios;
  8. Atualiza mailing ou listas de contatos (clientes);  
  9. Digitaliza documentos físicos para armazenamento online, auxiliando a manutenção de banco de dados;
  10. Agenda e coordena reuniões e entrevistas;
  11. Acompanha o calendário de fluxo de trabalho;
  12. Reserva e prepara salas de reunião ou salas de conferência para maximizar a eficiência do tempo;
  13. Contrata planos de viagem para executivos da empresa;
  14. Elabora planilhas de controle de viagens aéreas/terrestres/motoristas particulares;
  15. Pode ajudar na manutenção da clientela, acompanhando o relacionamento com o cliente, além de interagir quando necessário;
  16. Solicita a reparação e manutenção de equipamento de escritório, suprimentos e substituição de materiais conforme instrução, preenchendo relatório de despesa;
  17. Garante que a área de trabalho esteja limpa e organizado solicitando o serviço de limpeza.

Basicamente, o auxiliar administrativo pode gerenciar a programação diária de um executivo, configurando seus compromissos pessoais e profissionais; ou atuando como elo de ligação entre a empresa e seus fregueses, sendo o primeiro contato ou cartão de visitas das organizações.

Por meio de planilhas e softwares, os assistentes administrativos organizam o banco de dados, produzem apresentações e diversas outras funções que variam de acordo com a experiência do auxiliar, além das atividades e procedimentos essenciais ao ramo de atuação da empresa.

Por que o Auxiliar Administrativo é Importante?

Como você pôde perceber, o trabalho de um assistente administrativo é extremamente relevante porque envolve várias rotinas fundamentais para o bom andamento de outras áreas da empresa.

Além disso, quando bem treinado, esse auxiliar possui capacidade para se tornar o “braço direito” de diretores e gerentes, podendo, inclusive, ser promovido a secretária executiva ou assistente executivo de acordo com a sua performance.

Portanto, não deixe de considerar a contratação de um auxiliar administrativo para ajudar na organização do seu negócio.

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