A logística de documentos e os serviços de mensageria podem impactar significativamente no seu orçamento. Por isso, fique ligado neste artigo do Grupo Delta Facilities e conheça os benefícios da terceirização destes serviços.
Os benefícios do processo de terceirização dos serviços de mensageria e da logística de documentos da sua empresa têm muitos pontos, envolvendo desde a emissão até a gestão e entrega de documentos e encomendas.
Trata-se de uma área que exige que os colaboradores exerçam um certo controle sobre a legislação tributária, o que nem sempre é simples, pois se trata de legislação tributária e de uma série de regulamentações correlatas que podem incluir, inclusive, as políticas internas da empresa.
Portanto, se já existem soluções para essa tarefa desenvolvidas por especialistas especificamente para essa necessidade, por que não inserir recursos de alta eficiência prontos, testados e reconhecidos, em vez de perder tempo desenvolvendo e aplicando novas soluções?
Seguem algumas vantagens que a terceirização pode trazer para o seu negócio:
Mensageria: o que é este serviço
Dentre vários serviços úteis que o Grupo Delta Facilities pode prestar à sua empresa, o serviço de mensageria é a solução mais técnica e inteligente possível para garantir que o envio e recebimento de correspondências se torne mais eficaz e confiável.
Esta importante troca de informações e documentos entre os setores da empresa pode realizar a integração de diferentes áreas e manter a organização do seu negócio.
Mercado de Mensageria
O mercado está cada vez mais exigente, o que exige um alto profissionalismo.
Portanto, uma solução ágil e prática é o Messenger Outsourcing, um profissional cujas funções também são acionadas de acordo com diferentes locais e pode ser chamado de várias formas como: office-boy, book boy, contínuo, mensageiro e até auxiliar administrativo.
Em 2009, uma pesquisa mostrou que 200 mil trabalhadores de escritório no país trabalhavam na área de mensageria e gestão de documentos. A pesquisa incluiu mensageiros terceirizados, próprios e autônomos.
Responsabilidade, pontualidade, organização e boa comunicação são algumas das principais características dos profissionais do Grupo Delta Facilities.
As atividades realizadas por um mensageiro incluem: depósitos externos em bancos, correios, cartórios, corretores e outros locais; fotocópia de documentos; entrega e arquivamento de documentos; coleta de assinaturas; entrega de pacotes e correspondências para diversos setores e indivíduos; dentre outros serviços de apoio administrativo geral.
Com a terceirização desse serviço, você pode esperar redução de custos e aplicação de mão de obra altamente especializada.
É precisamente pela existência do mercado de outsourcing que a profissão de mensageiro tem vindo a crescer no mercado, o que proporciona à empresa uma mão-de-obra eficiente e facilmente acessível.
Desta forma, as empresas podem se concentrar mais em suas próprias atividades, ao mesmo tempo que confia a profissionais de mensageria para realizar funções de suporte corporativo que são essenciais para o bom funcionamento de uma empresa.
Como qualquer profissão, o mensageiro precisa de qualificação e eficiência, além de pontualidade — algo primordial nesta profissão. Os profissionais precisam estar bem conectados e possuir conhecimento profissional para economizar tempo no trabalho diário.
Além da terceirização por hora, a terceirização do mensageiro — ou office boy — também inclui serviços diários, semanais e mensais.
Vale destacar que atualmente muitas empresas contam com softwares de automação e gestão de documentos, o que facilita muito a organização das tarefas do setor de mensageria. No entanto, é importante contar com uma equipe qualificada que tenha conhecimento do sistema utilizado.
Como escolher um bom parceiro para essa terceirização?
Listamos aqui algumas dicas importantes para você levar em conta ao contrato uma empresa especializada em mensageria:
- Procure parceiros com maior capacidade de integração e que utilizem softwares e outras ferramentas para executar as atividades;
- Procure soluções multifuncionais que possam atender às suas necessidades do de diferentes maneiras. A sugestão aqui é estabelecer parcerias com fornecedores especializados na gestão de documentos de maneira completa, incluindo prestação de serviços internos e externos;
- Verifique se o parceiro tem um apoio ativo e eficaz, pois pode precisar resolver certo tipo de problema rapidamente, nesse sentido, ele pode fortalecer sua capacidade de atuação e resolução de problemas;
- Procure parceiros que possam operar o máximo possível com base na automação. Isso favorece a execução do processo sem a necessidade de complementá-lo por operação manual;
- Preste atenção às funções das ferramentas de emissão e sempre procure parceiros que possam fornecer funções inteligentes (como gerenciamento online do processo de emissão).
- Encontre um parceiro que não seja seu concorrente e que tenha intenção de crescer e se desenvolver junto com a sua empresa.
Por fim, como vimos, de acordo com os padrões atuais de mercado, é altamente recomendável terceirizar os serviços de mensageria para que o fluxo de entrega e recebimento de correspondências sejam mais eficazes.
