Serviço terceirizado de recepção e atendimento

O que todo empresário deseja é que seu negócio se torne uma excelência naquilo em que ele se propôs a fazer.

E hoje  em dia muito se cobra pelo sucesso, por alcançar sempre o melhor. Para caminhar nessa esteira, o empresário deve buscar  profissionais especializados. Para isso, a melhor coisa a fazer é buscar a terceirização. Com a terceirização o empresário terá um profissional pronto e capaz de  trabalhar  efetivamente.

E, para garantir o crescimento de seu negócio, alguns fatores são importantes  como seus produtos, seus equipamentos e, por último, mas não menos importante, o desempenho de seus colaboradores.

Dentre esses fatores, aquele no qual o cliente entrará em contato primeiro é com a recepção e, para tanto, a recepção tem a missão de passar a melhor imagem da empresa.

Criar uma recepção significa que o melhor que a empresa pode mostrar está no atendimento, na forma como a recepcionista irá receber o cliente.

Esse momento é crucial para que o público possa fazer a melhor avaliação e ter a melhor impressão.

Qual é a diferença entre atendimento e recepção?

O ato de o de atender é ter o primeiro contato, é acolher, é cuidar, com qualidade, presteza, respeitando a pessoa, sua dificuldade ou seu interesse.

Sendo assim, o atendimento vai além de prestar atenção. Trata-se de uma prática  na qual a responsabilidade é fator primordial.

Já a Recepção é Receber  bem as pessoas e, junto a isso,  é passar uma imagem positiva. A recepção de uma empresa deve ter uma recepcionista que, além de realizar um bom atendimento, seja capaz de também dar informações claras e objetivas, esclarecendo as dúvidas. Se isso não for possível, é orientar e indicar o que deve ser feito.

É um profissional que deve, sobretudo, antever, o que deseja o cliente.

Como organizar a recepção de uma empresa?

A recepção não precisa ser grande, mas deve ser aconchegante, bonita, acolhedora, limpa e organizada.

Escolher móveis, como uma mesa ou balcão, uma cadeira confortável, sofás ou poltronas para os clientes e visitante. Pode ter um café, uma água. O clima deve ser ameno. Caso precise, é bom recorrer ao ar condicionado ou a um circulador de ar.

Músicas ambiente são bem-vindas. Revistas atualizadas ou uma TV com boas informações também compõem muito bem, uma recepção. Mas todos esses elementos são materiais.

Uma recepção também deve privilegiar as relações humanas. Sendo assim, quem está no comando de uma recepção é uma recepcionista, por isso ela deve ter algumas características como:

  • uso adequado da linguagem, educação, respeito e tolerância,
  • receber treinamento a atualizações, a fim de rever sempre regras de comportamento, atendimento, cortesia e atenção,
  • disponibilidade e atenção às opiniões e comentários de clientes e visitantes,
  • oferecer sempre informações corretas. Se não as tiver, pedi um momento e buscar a informação correta, e
  • nunca deixar o cliente esperar por muito tempo.

Qual é a diferença entre recepcionista e secretária?

Recepcionista

Uma recepcionista atua na recepção de hotéis, hospitais, bancos, aeroportos e outros estabelecimentos, desempenhando as seguintes funções de:

  • atender e filtrar ligações,
  • anotar recados e
  • receber visitas.

Eventualmente é função da recepcionista:

  • realizar compra de materiais de escritório e higiene,
  •  fazer o direcionamento de ligações,
  • envio e controle de correspondências,
  • enviar e receber e processar correspondências ou produtos e distribuir para o destinatário,
  • arquivamento de documentos,
  • marcar reuniões.

Secretária

A secretaria é uma profissional responsável pela organização de um escritório. Além de mantê-lo organizado, é função dela organizar e participar de atividades do dia a dia de um escritório, como:

  • realizar agendamento e cancelamento de compromissos, eventos e viagens,
  • atender clientes externos e internos,
  • controlar documentos e correspondências e participar de reuniões na elaboração de atas e pautas,
  • organizar, documentar, pagar conta, classificar documentos,
  • redigir cartas, discursos, conferências, palestras,
  • assessorar diretamente executivos, diretores ou gerentes.

Dicas para a terceirização de atendentes de recepção

Com a terceirização de atendentes de recepção você terá  profissionais

  • formados,
  • treinados,
  • eficientes,
  • dispostos, e
  • capacitados.

Para fazer uma boa terceirização, você deve ter segurança com a empresa a qual está contratando. Isso porque o que você deseja é um profissional  bem formado que está pronto para ser o espelho de sua empresa.

Por isso, contrate a empresa que, além de passar muita segurança, ofereça profissionais de recepção eficazes e habilitados e que estão aptos para lidar com pessoas.

Busque sempre profissionais que passam por treinamentos, avaliações, somente assim você terá um bom profissional.

Qual é a importância da recepção para o seu empreendimento?

A recepcionista é a porta de entrada de uma empresa. Será ela a recepcionar o visitante ou cliente. Sendo assim, esse primeiro contato é muito importante.

Se não houver uma boa recepção, o efeito pode ser contrário.

Nesse sentido, a recepcionista deve ter algumas características como:

  • ser gentil e carismática,
  • integrada à empresa,
  • bem articulada,
  • conhecer a rotina da empresa e dos demais colaboradores,
  • fazer agendamentos de clientes, reuniões, entre outros,
  • conduzir e orientar clientes na instalações da empresa,
  • fazer arquivamentos de documentos,
  • receber e repassar ligações,
  • realizar e filtrar ligações.
  • receber informações
  • fazer anotações de informações e repassá-las ao destinatário,
  • ser cordata, discreta e fiel em relação às informações recebidas.

A recepcionista será a primeira pessoa com a qual o cliente vai entrar em contato, por isso, ela é a imagem da empresa. Seu comportamento pode determinar  a satisfação ou a insatisfação do cliente.

De forma que sua atitude será fundamental  para criar uma imagem positiva para a empresa. Se a recepcionista não se atentar a esse quesito, provavelmente ela pode, ainda que sem querer, comprometer a imagem da empresa.

Se, por ventura, a recepcionista não estiver devidamente vestida, se ela não recepcionar bem o cliente, se ela se esquecer de passar alguma informação ou de enviar algum documento, tais atitudes podem fazer com que a empresa perca um bom negócio.

Em muitas organizações um erro de algum funcionário é considerado erro da empresa, ou seja, funcionários e empresa formam um todo.

Dessa forma, não dá para o gerente e o diretor, por exemplo, se desculpar, e, assim, o negócio já pode ser perdido. A recepcionista deve ter em mente que o cliente é peça fundamental.

Sendo assim, uma dos maiores cuidados de uma recepcionista é de recepcionar bem o cliente, com bastante cortesia  e mantê-lo satisfeito, para assim ele concluir negócio na empresa e, consequentemente, fazer indicações ou bons comentários sobre a empresa.

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