Saiba como fazer a terceirização de serviços de limpeza, faxina e higiene.
A presença de empresas terceirizadas dos serviços de limpeza e conservação é cada vez mais comum em hospitais, hotéis, condomínios residenciais e comerciais. Na realidade, é difícil encontrar exemplos de estabelecimentos que não terceirizam estas atividades.
O fato é que a terceirização destas funções, quando conduzida por uma empresa idônea e focada em inteligência e gestão operacional, oferece, não só tranquilidade aos clientes e uma maior qualidade na execução dos serviços, como também, em muitos casos, uma redução de custos através de ganhos de produtividade. Mas, como avaliar e decidir qual empresa contratar?
A dica é fugir da armadilha do preço (muito) baixo!
Neste artigo saiba o que avaliar em uma empresa de terceirização de serviços e entenda a real importância dos serviços de limpeza e conservação.
Qual a real importância dos serviços de limpeza e conservação?
Investir em serviços de limpeza e conservação está diretamente relacionado ao marketing de imagem.
A manutenção adequada das instalações, aliada a uma higienização perfeita, agrega valor aos serviços oferecidos pelos diferentes tipos de empresas e as qualificam como opção desejável por parte dos clientes, pois o quesito confiabilidade é maximizado.
Além disso, a terceirização deste tipo de serviço libera a empresa para concentrar-se em sua atividade-fim, sem abrir mão de um ambiente confortável, limpo e seguro para todos quantos ali convivem.
No caso de condomínios, instalações bem conservadas e limpas garantem boa qualidade de vida aos condôminos e interferem diretamente na avaliação dos imóveis, elevando sua cotação no mercado.
Como montar uma equipe de limpeza e conservação?
Para montar uma equipe de alto desempenho, alguns quesitos são fundamentais. Confira:
- Qualificação profissional
- Postura Profissional
- Conhecimento de normas específicas do setor de atuação do contratante
- Proteção dos funcionários
Qualificação profissional
Quanto mais especializados forem os profissionais selecionados para cada tipo de serviço a ser prestado, melhor será o resultado oferecido.
A permanente capacitação da equipe é de suma importância para manter o padrão de qualidade.
Se o profissional detém conhecimento técnico e manuseia bem produtos e equipamentos, o serviço será executado de forma mais segura e ágil, além de evitar danos ao patrimônio do contratante.
Postura Profissional
Os profissionais terceirizados devem executar suas atividades, buscando interferir o mínimo possível na rotina das empresas, hospitais ou condomínios para os quais são designados.
Executar serviços de limpeza ou de manutenção fora dos horários de maior fluxo de funcionários e clientes é um exemplo de prática aconselhável.
Também conta pontos a discrição dos profissionais envolvidos nestas tarefas. É preciso cuidar para que não haja qualquer atitude invasiva ou que de algum modo cause desconforto aos que ali convivem.
Conhecimento de normas específicas do setor de atuação do contratante
Ao prestar serviços terceirizados de limpeza e conservação, é preciso que a equipe tenha ciência das normas que regem o funcionamento de cada tipo de empreendimento.
Uma empresa de prestação de serviços, como bancos, por exemplo, possui normas de funcionamento diferentes de um hospital ou de um condomínio residencial.
No caso de hospitais, desconhecer tais normas pode significar colocar em risco pacientes e funcionários que convivem no ambiente.
Qualquer que seja a natureza do empreendimento, um ponto importante é conhecer a agenda do cliente referente a eventos como inspeção predial, por exemplo. Ao se preparar para ela com ações preventivas de manutenção, é possível evitar a deterioração das instalações e a consequente depreciação do patrimônio.
Proteção dos funcionários
A segurança dos profissionais envolvidos nos serviços de limpeza e conservação deve ocupar espaço central nas ações da empresa que os contrata.
As tarefas que executam envolvem riscos, tanto na manipulação de diferentes produtos de limpeza, a maioria deles químicos ou abrasivos, quanto na utilização de equipamentos como escadas, mangueiras de alta pressão, enceradeiras, entre outros.
Jamais se pode abrir mão dos procedimentos de segurança. O uso de Equipamentos de Proteção Individual (EPI) e coletiva (EPC) é obrigatório.
Funcionários protegidos ficam menos vulneráveis a acidentes de trabalho e a produtividade e qualidade de seus serviços melhoram.
Os profissionais terceirizados conseguem atender a todos os padrões de qualidade?
Sim, desde que se adotem procedimentos adequados, com destaque para a capacitação dos funcionários, tanto técnica quanto comportamental, para que desempenhem suas funções com excelência.
Esta capacitação inclui, dentre outros, o conhecimento e cumprimento das normas que regem cada setor a ser atendido, como, por exemplo, normas legais e sanitárias.
Outro fator importante a ser observado diz respeito à sustentabilidade, item de grande relevância nos dias atuais
A adoção de procedimentos adequados e que sigam uma diretriz previamente testada, aprovada e então estabelecida como padrão possibilita reduzir custos, evitar prejuízos e alcançar o resultado esperado.
O que avaliar em uma empresa terceirizada de limpeza?
Alguns cuidados devem ser tomados ao se avaliar empresas de limpeza candidatas à contração. São eles:
Investigação da empresa candidata quanto à sua idoneidade e situação legal
Isso inclui análise de documentação, verificação da aptidão para realizar o serviço que oferece e se cumpre as leis trabalhistas e está em dia com salários e recolhimento de obrigações trabalhistas, entre outros.
Mão de obra qualificada
Checagem dos padrões de qualidade que a prestadora se propõe a cumprir e se eles atendem ao seu nível de exigência. Exigência de capacitação permanente dos colaboradores. Qualidade e profissionalismo são indissociáveis.
Referências são fundamentais
Busque informações no mercado quanto ao desempenho apresentado. Pesquise sobre o engajamento e satisfação dos funcionários da terceirizada;
Análise do SLA (Service Level Agreement, ou, em Português, acordo de nível de serviço)
Documento apresentado pela terceirizada com descrição minuciosa dos serviços a serem executados. Por este documento, é possível definir o que contratante e contratada consideram qualidade satisfatória dos serviços a serem prestados.
Verificação de condutas e procedimentos
Um exemplo é a exigência por parte da terceirizada de que seus funcionários adotem atitudes que visem à segurança do local, tais como uso de uniformes com identificação do prestador.
Análise das garantias oferecidas
A prestadora precisa garantir, por exemplo, a imediata substituição de um funcionário que faltou para que o bom funcionamento da contratada não seja mesmo que minimamente.
Com a adoção de tais procedimentos o sucesso na contratação da terceirizada será garantido e a boa imagem de sua empresa será preservada, bem como sua credibilidade, além do bem-estar proporcionado a todos os clientes internos e externos.
Fatores determinantes na hora de escolher uma empresa de Limpeza e Conservação
Quando falamos de terceirização de serviços, se sua demanda não engloba a utilização de equipamentos específicos, estamos essencialmente falando de pessoas.
Sendo assim, aproximadamente 90% do preço cobrado pelas empresas é composto de custos obrigatórios, como salários, encargos sociais e previdenciários, benefícios, segurança do trabalho, contribuições sindicais e provisões para férias e 13º salário.
Isto quer dizer que, em geral, uma variação de mais de 10% entre preços de empresas que estão realizando uma cotação para atender a uma mesma demanda, pode apontar para eventuais negligências. Elas podem ocorrer, por exemplo, no pagamento de valores obrigatórios, devidos aos funcionários terceirizados. Percebe-se que é algo, obviamente, errado e que gera riscos para você.
Ter a certeza de que o valor apresentado pela empresa contempla o montante necessário para atender à legislação e às normas sindicais é necessário, mas não suficiente para garantir uma boa experiência com a empresa de facilities escolhida.
Sendo assim, separamos alguns pontos essenciais para guiar você nessa escolha:
- Idoneidade na Gestão Fiscal e Trabalhista
- Foco em Segurança
- Gestão Financeira Conservadora e Focada em Liquidez
- Inteligência e Gestão Operacional
Idoneidade na Gestão Fiscal e Trabalhista
Ao fazer cotações em empresas de conservação e limpeza de vidros, solicite o envio das certidões de débitos trabalhistas, o certificado de regularidade junto ao FGTS e a certidão negativa unificada da Receita Federal. Esta atesta, não somente a regularidade no pagamento de impostos federais, mas também o recolhimento correto dos encargos previdenciários, principalmente do INSS.
Estas certidões devem ser enviadas pelo prestador de serviços, mensalmente.
Foco em Segurança
Quem é síndico sabe que assegurar a segurança dos moradores inclui a atualização constante de projetos de incêndio, conferência da escadaria do edifício, condições do corrimão, entre outras particularidades. Mas aqui, estamos falando de outro tipo de Segurança, tão importante quanto.
É preciso entender quais são os processos de Segurança do Trabalho que cada uma das empresas adota e como elas se certificam que estes processos estão sendo corretamente conduzidos.
Procure saber qual a periodicidade de troca dos Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) de cada uma das funções contidas em seu contrato e como a empresa pretende controlar o uso correto destes equipamentos.
Faça questão de entender todo o plano de Segurança do Trabalho previsto para o seu atendimento. Este fator é vital, tanto por motivos óbvios como a qualidade de vida do trabalhador, quanto para evitar problemas futuros no âmbito trabalhista.
Gestão Financeira Conservadora e Focada em Liquidez
Assim como em qualquer outra empresa, a gestão financeira pode ser tanto um ativo quanto um grande problema. A diferença é que em empresa de limpeza e conservação e outros serviços terceirizados, como portaria e segurança patrimonial, o maior custo são pessoas.
Isso quer dizer que, quando as coisas vão mal para empresas deste setor, há grandes chances de acontecerem negligências no pagamento de valores devidos aos funcionários.
Se, eventualmente, estes funcionários estiverem alocados em seu contrato, isto pode significar muita “dor de cabeça”. Por isto, é muito importante solicitar do seu prestador de serviços as comprovações periódicas das suas posições de liquidez, sejam elas posições de investimentos ou de caixa.
Inteligência e Gestão Operacional
Quando contratamos uma empresa especialista na prestação de um certo serviço, esperamos dela algo a mais do que você conseguiria executando por conta própria este mesmo serviço. Afinal, esta é toda a ideia da terceirização! Por isto, exija das empresas que você escolheu para fazer sua cotação algo a mais do que simplesmente a disponibilização de funcionários terceirizados.
E se você precisa de serviços terceirizados, entre em contato com a gente.
O Grupo Delta Facilites é uma das mais especializadas empresas em serviços terceirizados de limpeza e conservação. Independentemente do tamanho ou da complexidade da operação, possuímos todos os recursos tecnológicos e de gestão e equipamentos necessários para gerar ganhos de produtividade e redução de custos.
