O que é Facilities e quais os serviços mais procurados?

Facilities é a aplicação de mão-de-obra especializada e dedicada à serviços dentro de uma empresa. É reunir um conjunto de serviços e valores que, se bem integrados e racionalizados, poderão reduzir os custos e aprimorar a qualidade global da organização.

Nesse artigo entenda o que é facilities e descubra quais são serviços oferecidos em contratos com empresas de facilities.

O que quer dizer Facilities?

O termo Facilities está relacionado aos serviços de infraestrutura como limpeza, segurança e manutenção e a tudo que pode facilitar os processos do dia a dia de uma organização, sem, contudo, estar ligado à atividade-fim dela.

Conhecida normalmente  como área de serviços  gerais, Facilities é muito importante  ao trabalho diário das  pessoas dentro das organizações, pois é ela que garante a qualidade  de  vida dos  funcionários e a funcionalidade  dos  ambientes das pequenas, médias e grandes empresas.

De acordo com a International Organization for Standardization – ISO, Facilities pode ser assim definida:  função organizacional que integra pessoas, lugares e processos com o propósito de melhorar a qualidade de vida das pessoas e a produtividade das organizações.

Dessa forma, Facilities é a área  responsável  pela  organização  dos  espaços,  pela  higiene,  pelo  conforto,  pela funcionalidade, pela segurança da organização. Isso a torna uma forte aliada das organizações.

O que significa a palavra Facility?

A primeira definição da palavra facility no dicionário é “facilidade”, “destreza” e “habilidade”. Entretanto, esse termo pode também descrever algo criado para atender a determinado propósito ou, ainda, meios ou recursos para facilitar um processo.

O que é gestão de Facilities?

Trata-se da área responsável pelas atividades de suporte e de infraestrutura de  uma  organização.

O propósito da gestão de Facilities é coordenar o ambiente empresarial por completo, oferecendo suporte, tanto a atividade principal, como prestando auxílio aos usuários, para garantir o funcionamento das atividades que ocorrem dentro das organizações.

Dessa maneira, é imprescindível que o gestor tenha conhecimento sobre a edificação e todos os seus processos que são desenvolvidos no local. Somente assim, haverá sucesso da gestão.

Essa prática iniciou-se  na área de manutenção predial. Hoje a gestão de Facilities é aplicada praticamente em todas as edificações corporativas, sejam elas sofisticados ou não, de grande ou pequeno porte.

Nesse sentido, a Gestão de Facilities  é uma atividade que contempla várias disciplinas, entre elas a de assegurar a funcionalidade do ambiente corporativo, por meio da   integração   de   pessoas,   locais,   processos   e   tecnologia.  

Isso demonstra a abrangência da área dentro das corporações. É uma atividade  dinâmica,  centrada  em  serviços que promove o fluxo, a eficácia e a agilidade das empresas.

O que é um profissional de Facilities?

A fim de que a corporação mantenha suas dependências em perfeitas condições de uso, especialmente no que se refere à organização, à limpeza e à higiene, é fundamental a presença do profissional de Facilities, por ser ele o responsável em manter todas as condições da organização em perfeita harmonia, ordem e funcionamento.

Da área do cafezinho, aos banheiros, das salas individuais, às salas de reunião. Da recepção à diretoria. Tudo deve estar sob a vigilância do profissional de Facilities.

Questões como café servido na hora certa, pão fresco, limpeza e polimento dos móveis, rega e cuidado com o jardim e com as plantas ornamentais, com a compra de material, com a manutenção de ar-condicionado, impressoras, com o funcionamento dos elevadores, até com a sincronia dos serviços de logística, tudo faz parte das atribuições de um profissional de Facilities.

Será esse profissional a verificar e a manter produtividades e eficiência da equipe, sendo ela terceirizada ou não.

De forma que, para conseguir manter essa engrenagem funcionando, o profissional de Facilities precisa ter mais uma característica: ser invisível.

Isso mesmo. É o profissional de Facilities, o responsável pelos bastidores da organização. 

Sendo assim, a fim de manter a continuidade dos serviços com padrão de qualidade, seus colaboradores não podem “aparecer”. Se o trabalho transcorre dentro da normalidade, é sinal de que os serviços estão sendo realizados da forma como foi pedido.

O profissional de facilities é o principal responsável pelos serviços prestados a corporações, condomínios, hospitais, shoppings e instituições financeiras, cabendo a ele elaborar o planejamento estratégico das operações, mantendo a atenção ao conjunto dos serviços essenciais para o funcionamento da empresa contratada.

Para atuar como profissional administrando Facilities, é fundamental formação acadêmica, especialmente  na área da Engenharia ou Administração; experiência e ter domínio de pelo menos uma língua estrangeira.

Dentro de suas atribuições e além das habilidades técnica, humana e conceitual, fundamentadas pela literatura administrativa, o profissional de Facilities deve

• conhecer muito bem o imóvel em que funciona a organização a qual presta serviços;
• ter completo domínio da organização;
• criar um banco de dados com informações acerca do edifício;
• ter informações, tanto da organização e de seu espaço físico coletadas e armazenadas.

A combinação dessas habilidades é importante para que o profissional  entenda  as  demandas  e  tomem  as  decisões necessárias, levando em conta a organização e os seus colaboradores.

Isso porque, em cada organização, será o profissional de Facilities a solucionar problemas, dimensionar recursos, planejar sua aplicação, para assim tomar a decisão correta.

Dessa forma, o profissional de Facilities deve ter um perfil generalista ao mesmo tempo que um especialista para conseguir executar as tarefas com presteza e agilidade. Ele ainda deve ser um profissional multidisciplinar, para enfrentar  todas as sutilezas, demandas  e desafios de sua profissão.

Quais serviços são oferecidos em contratos de Facilities?

Dentre os inúmeros serviços oferecidos pelas Facilities, estão

• seleção de materiais, logística e armazenagem;
• suporte administrativo;
• recursos audiovisuais;
• limpeza técnica e industrial e higienização;
• conservação de áreas externas e limpeza de fachadas;
• jardinagem;
• manutenção de equipamentos;
• segurança pessoal e escolta armada;
• vigilância eletrônica e patrimonial;
• recepção e atendimento;
• recrutamento e seleção, dentre outras.

Como minha empresa pode se beneficiar com os contratos de Facilities?

Como Facilities é uma conceito criado para gerenciar grande número de atividades, empresas, indústrias, condomínios residenciais e comerciais já incorporaram esse tipo de administração.

Não somente pela inúmeras facilidades que as organizações recebem, mas também por ter oportunidade de terceirizar atividades como limpeza, conservação, segurança, recrutamento e seleção. O que proporciona economia de tempo e de recursos para suas atividades-fim. 

Vale dizer que, para a empresa acertar numa gerência de Facilities adequada, é importante saber que se trata de uma atividade auxiliar que abrange  e coordena atividades de manutenção predial, trazendo benefícios como

• redução de custos e otimização de recursos;
• cumprimento de indicadores rígidos de qualidade;
• padronização da equipe de terceirizada;
• coordenação de Recursos Humanos;
• a disponibilização de infraestrutura.

Dependendo da organização, os benefícios se estendem, mas esses são os principais.

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Os mitos da terceirização

É importante esclarecer alguns mitos que se propagam nas redes e muitas vezes são noticiados por algumas mídias sobre a terceirização de serviços. São utilizados argumentos como:

• A terceirização não assegura os direitos do trabalhador;
• Os funcionários terceirizados estão mais propensos a sofrerem acidentes de trabalho;
• A terceirização contribui para o aumento do desemprego.

É necessário ressaltar que essas informações muitas vezes são passadas sem conhecimento prévio do assunto e de maneira generalizada, o que não retrata fielmente a realidade do setor.

As terceirizadoras possuem sim a obrigação de assegurarem todos os benefícios e direitos do trabalhador (FGTS, INSS, 13.º salário, férias e horas extras), além de mapearem em suas operações os EPIs (Equipamentos de Proteção Individual) corretos a serem utilizados pelos seus funcionários, colaborando para a diminuição de acidentes de trabalho.

O setor de Facilities está em expansão e tem ganhado cada vez mais notoriedade, demonstrando a responsabilidade das empresas que atuam nessa área.

De modo a educar as pessoas para que entendam de fato sobre o setor de Facilities, instrumentos de comunicação como eventos e campanhas podem ser utilizados como formas interativas de conversar com o público, sendo uma boa oportunidade para mostrar os índices de empregos gerados e a responsabilidade das empresas com seus funcionários e clientes.

Como a comunicação ajuda na terceirização de Facilities?

Os Gestores de Facilities que desejam crescer na área devem alinhar a sua comunicação de acordo com o público que querem alcançar e o posicionamento de mercado que desejam obter. Tendo em mente seus objetivos, a comunicação se torna uma importante ferramenta para o sucesso nos relacionamentos, buscando a criação e a consolidação de fortes vínculos com o público alvo em questão.

Ao construir uma narrativa coerente com a realidade da empresa, tem-se início a caminhada pela construção da legitimidade da marca, o que contribui para o reconhecimento da organização no setor. Todas essas etapas podem ser importantíssimas para a visibilidade do segmento de Facilities perante a mídia.

Segundo pesquisa realizada pela Project Management Institute Brasil (PMI), uma comunicação mal estruturada e a falta de uma estratégia clara leva cerca de 76% das empresas ao fracasso nas suas negociações.

Portanto, é necessário ficar atento às estratégias utilizadas pela empresa, buscando sempre avaliar se elas realmente estão sendo eficazes para atingir o objetivo de uma boa comunicação. Para estabelecer um relacionamento harmônico entre empresa e público é essencial:

• Definir seu público alvo, tendo em mente com quem você está se relacionando e com quem deseja se relacionar;
• Estudar os melhores canais de comunicação para chegar até esse público;
  • Mídia impressa, redes sociais ou mídia televisiva.
• Construir uma abordagem clara e objetiva, a fim de evitar ruídos na comunicação e acabar causando desinteresse no público;
• Utilizar de instrumentos, como eventos, ‘workshops’ e campanhas que geram experiências para engajar esse público com a marca.

Essas etapas são essenciais para o início do desenho de um planejamento bem estruturado de comunicação em qualquer empresa, visto o impacto que se tem na sua ausência.

Indicadores utilizados nas empresas de Facilities

O setor de Facilities realiza atividades que tendem a necessitar da supervisão e implantação de indicadores próprios para a área, pois, medem os desempenhos dos funcionários e contribuem com ótimos resultados oferecidos aos clientes. Pode-se destacar dentre diversas categorias de indicadores:

Turnover

Quando há na empresa uma alta taxa de rotatividade, pode ser um sinal de que algo não está como deveria. O indicador de turnover pode ser essencial para a descoberta de problemas como, a realidade da empresa não condiz com que se fala ou problemas no recrutamento de funcionários. Ao entender o que causa o problema, a empresa de Facilities, por exemplo, pode utilizar de estratégias para corrigi-lo.

Absenteísmo

Para analisar a pontualidade e ausência dos funcionários nas operações, utiliza-se o indicador de absenteísmo. Podem-se descobrir quais são os motivos que levam os funcionários a faltarem ou atrasarem.

Desse modo, os dois indicadores levarão a empresa novamente a refletir e a rever sua estratégia:

• Os funcionários estão satisfeitos?
• Quais ações podem ser realizadas para mudar essa realidade?
• O setor de gestão de pessoas está fazendo um bom trabalho ao recrutar essas pessoas?

Há diversos indicadores adequados para esse setor, inclusive indicadores customizados pelas próprias prestadoras de serviços. Indicadores que podem corresponder à produtividade dentro de uma operação ou até mesmo indicadores que demonstram a satisfação do cliente.

Aqui no Grupo Delta estudamos a melhor maneira de analisar o desempenho de nossos funcionários, traçamos KPI’s adequados para cada operação, de modo a obter bons resultados e colaborar para o aumento da produtividade.

A Influência de tendências tecnológicas na gestão de Facilities

A tecnologia gradativamente passou a estar presente em todos os aspectos das nossas vidas e a tendência é que essa evolução se intensifique cada vez mais. Com um mercado cada vez mais competitivo, ela vem com o objetivo de facilitar a gestão e a execução de processos que não demandam, necessariamente, intervenções humanas.

A alta concorrência existente no mercado de prestação de serviços, aliada a busca por redução de custos e aumento de produtividade pelas empresas demandantes desses serviços, foi o ponto de partida para o desenvolvimento de novas tecnologias no setor de Facilities, o que hoje representa um grande diferencial para quem investiu nessas ferramentas.

No setor de Facilities, as possibilidades de aplicações são inúmeras. A tecnologia é uma ótima ferramenta para otimizar o tempo em atividades operacionais, reduzindo significativamente a quantidade de funcionários alocados em uma determinada função e ainda entregando um trabalho, muitas vezes, mais padronizado e de melhor qualidade.

Uma pesquisa realizada pela CA Technologies demonstrou as vantagens do uso de tecnologias aliadas à gestão, revelando resultados muito interessantes.

O estudo realizado em empresas brasileiras aponta:

• Aumento na receita em até 50%;
• Aumento em 52% na eficiência operacional;
• Em 83% das empresas entrevistadas foram registradas melhorias na experiência do cliente.

O uso da tecnologia na gestão e administração empresarial pode auxiliar um negócio a atingir ótimos resultados, desde que seja explorada corretamente e que haja um minucioso planejamento das estratégias que serão utilizadas.

No Grupo Delta Facilities, a tecnologia é uma das grandes aliadas dos nossos processos. O uso de ferramentas digitais permite a definição e validação de processos específicos, a elaboração de cronogramas sistematicamente supervisionados e a geração de relatórios de desempenho em tempo real, o que possibilita uma análise sistêmica da eficiência operacional, indicando deficiências em execução que necessitam de atenção e trabalho.

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