Você precisa ser o dono do seu negócio. A gente sabe disso e não queremos nos opor a esta obviedade. Porém, junto com o requinte desta particularidade, vem uma série de obrigações que muitas vezes o empreendedor não consegue dar conta sozinho.
Por isso, contratar um funcionário — ou terceirizá-lo — para supervisionar algumas tarefas da sua empresa pode ser o grande diferencial competitivo do seu negócio.
Crescer no mercado, em geral, é uma tarefa complicada. Os empresários se deparam com muitas adversidades durante este percurso, mas não é uma tarefa impossível.
Para obter este resultado positivo, é preciso supervisionar seu time de colaboradores e obter todas as informações possíveis sobre o seu negócio — óbvio.
Pensando nisso, nós do Grupo Delta Facilities vamos explicar através deste artigo como uma supervisão ineficiente pode influenciar negativamente os resultados da sua empresa.
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Supervisão ineficiente: como ela impacta no seu negócio
Como as engrenagens, as organizações são compostas por um conjunto de partes interdependentes, cada peça deve desempenhar sua função de forma eficaz para que a eficiência de produção do componente seja maior e o atendimento ao cliente seja mais eficaz. Além disso, essa organização também pode obter maior lucratividade para a empresa. Com a supervisão de processos, tudo é possível.
Porém, a falta de controle e monitoramento do processo certamente causará uma série de prejuízos à organização.
O maior problema é que muitas empresas se acostumaram a operar em modo de falha. Isso significa que eles não podem ver a causa do dano ou problema.
Verifique os principais problemas causados por supervisionamento insuficiente durante os processos de operação.
Falta de definição e clareza acerca de responsabilidades e atribuições
Frequentemente, são encontradas pessoas inseguras sobre o que fazer, e no final se tornam ineficientes e improdutivas. As pessoas não sabem quais são suas responsabilidades, então farão algo de qualquer maneira.
A falta de clareza nas funções, responsabilidades e processos existentes (administração, gestão, supervisão, operações, vendas, etc.) lança as bases para conflitos estruturais.
Isso também pode causar erros, retrabalho e outros problemas causados por falhas humanas.
No entanto, havendo ou não um erro deliberado, a falta de clareza levará a informações duvidosas e, se houver erro, isso justificará uma desculpa ou justificativa. Isso torna mais difícil corrigir essa situação.
E, como você já sabe, na hora de assumir a culpa, todos passam a responsabilidade para uma outra área — ficando quase impossível de rastrear onde o erro foi cometido.
O que é péssimo para o seu trabalho.
Falta de clareza em relação a cargos e funções (organograma)
Sem uma organização clara, sua empresa corre o risco de colocar as pessoas certas nas funções erradas. Para que sua organização funcione de maneira ideal, seus funcionários devem combinar a qualidade de seu trabalho com as funções atribuídas a eles.
Cada função possui um conjunto de atividades que devem ser executadas. Para uma determinada função, o funcionário ideal é aquele que possui o estilo de trabalho, a experiência e o conhecimento técnico ideais para ela.
Empresas sem uma boa gestão de processos acabam fazendo com que as pessoas desempenhem funções para as quais não são adequadas.
A falta de organograma e supervisão pode levar a dúvidas sobre quem executa as funções corretas e quem é responsável pelas tarefas e demais processos.
Isso, geralmente, faz com que as pessoas executem tarefas que outros fariam de forma mais adequada, o que leva à redução da produtividade e à diminuição da motivação da equipe.
Esquecimento e atraso na execução de tarefas
Qualquer tarefa específica requer um conjunto de regras de trabalho para uma execução eficaz.
Atrasos afetam todo o processo de produção. O mapeamento e o gerenciamento de processos ajudam a evitar essas situações, porque o momento certo é determinado e as tarefas são claras.
O gerenciamento de processos de negócios também ajuda a identificar tarefas redundantes e desnecessárias, otimizando, assim, todo o processo de produção.
Se combinada com a automação de processos, a produtividade de toda a empresa terá um grande salto, pois muitas dessas tarefas serão realizadas de forma automática.
Sem gestão de processos não há padrão e nem controle das tarefas
Quando não há gerenciamento de processos, todos realizam suas tarefas de maneira diferente, tornando todo o processo mais ineficiente a cada dia.
A falta de normas, controles e padrões é um dos problemas mais comuns para as organizações e pode causar muitos prejuízos.
No entanto, a diretoria geralmente gasta algum tempo para descobrir a verdadeira causa: falta de procedimentos padrão ou falta de processos claramente definidos.
Ter um processo claramente definido e gerenciado garantirá que sua empresa sempre siga os procedimentos corretos.
Isso também ajuda a evitar erros e retrabalho causados pelo desperdício de tempo e dinheiro.
Falha de comunicação entre departamentos
Muitos processos exigirão mais de um departamento para serem executados.
Sem a devida supervisão, a comunicação pode ser rebaixada para um meio ineficiente, como e-mail.
Quando existe um processo, toda a comunicação é realizada por meio da interface, e a própria interface é a execução do processo. Em outras palavras, é centralizado e ainda pode garantir que as pessoas certas recebam as informações de que precisam.
Time desengajado e desgastado
Em empresas que não têm a cultura da gestão de processos, é comum ver funcionários desanimados e estressados.
Muitos deles são bombardeados com demandas de vários departamentos, com cada gerente exigindo que o que eles precisam deve ser feito primeiro, independentemente de se a demanda era realmente uma prioridade ou não.
Ficou bastante perceptível o quanto uma supervisão ineficiente pode afetar diretamente sua empresa.
Isso sem mencionarmos as diversas áreas de gestão que ela pode atingir, causando um efeito dominó nos demais setores que apresentam — ou não — bons resultados.
Cortar o mal pela raiz é mais do que necessário. Para isso, você precisa identificar onde está o problema e contratar a ajuda de um profissional gabaritado e que traga a garantia da execução de um excelente serviço.
Agora que você já sabe a maioria dos problemas que uma supervisão ineficiente pode causar na sua empresa, que tal entrar em contato com o Grupo Delta Facilities e terceirizar alguns desses processos e maximizar o crescimento do seu negócio?
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